Escuela de la Medición Cuantitativa

Esta teoría considera a la administración como una ciencia de carácter más lógico, y que como tal puede expresarse perfectamente a través de las matemáticas, o de datos estadísticos, todo esto con el fin de tomar decisiones más precisas respecto a las empresas, ya que todos los resultados deben ser medibles, al igual que los presupuestos que se elaboren y deben estar basados, o respaldados por cifras, los que constituye una importante herramienta. Este sistema es aplicado principalmente en aquellos problemas o casos más complejos de la administración que involucran necesariamente la conversión  de datos en cifras, tales como los inventarios, control de producción, de existencia, etc.

Esta escuela presenta dos características que son esenciales:

1. Optimización de la relación insumo - producto
2. Uso de modelos matemáticos

La relación insumo producto se refiere a la relación existente entre los productos que una empresa logra producir como una cantidad determinada de insumos, es decir, para producir e máximo posible, utilizando de la mejor forma los recursos de que se disponen, esto principalmente respecto de la utilización de maquinarias, o de una cierta tecnología, ya que los costos son elevados, es necesario tener una producción óptima que compense de algún modo tales gastos.

Características de Medición Cuantitativa

• Dispone de las decisiones para la totalidad de la organización y no solo para un segmento de ella.
• Reconoce el impacto de las decisiones sobre varios componentes.
• Se busca la optimización total de la empresa.
• A veces suele complicarse el proceso por la dificultad de las teorías matemáticas y no es posible la optimización. Para eso crea el principio de Sub Optimización.

Se considera a esta escuela un método totalmente científico, al utilizar como base las matemáticas que es considerada una ciencia exacta, y puede unir a varias disciplinas ligadas, tales como la ingeniería, la física, la economía, entre otras.

Dentro de las etapas que componen este enfoque se encuentran:

• Formular el problema: es decir, el problema tanto del consumidor o cliente como de la empresa para poder tomar decisiones.
• Construir un modelo matemático para expresar el problema a analizar, como un conjunto de variables que pueden ser confrontados con variables de la competencia.
• Derivar una solución del modelo, es decir, incluir los valores o variables de control que maximizan la efectividad del sistema.
• Probar el modelo y la solución resultante: es decir, comparar las predicciones obtenidas del modelo matemático con la realidad, compara los resultados reales con los resultados que solo eran supuestos.
• Establecer controles sobre la solución: Desarrollar herramientas que nos permitan saber cuándo ocurren los cambios en las variables y funciones de las cuales dependen la solución y determinar como debe ser cambiada la solución.
• Ejecución de las soluciones.

Escuela Contingencial o Teoría de Decisiones

La teoría de las contingencias o también llamada situacional, intenta dar respuesta a las contingencias o situaciones diarias de una empresa, institución o grupo de personas que trabajan para lograr metras en común utilizando la menor cantidad de recursos para lograr los mejores resultados en tiempos a corto y mediano plazo. Para esto se usan métodos de otras escuelas administrativas según la situación que se este viviendo.

Para algunos autores, el enfoque contingencial permite tener la mente abierta para obtener buenos resultados ante una situación cualquiera, evitando utilizar un esquema más cerrado en sus conceptos o soluciones.

Esta teoría da real importancia al ambiente, entendiéndose como tal a todo aquello que envuelve externamente una organización (o un sistema). Es el contexto dentro del cual una organización está inserta. El ambiente podemos entenderlo como aquellas instituciones de cualquier tipo que rodean a la empresa y que de algún modo pueden afectarla.

Para que pueda desarrollarse este tipo de administración, la empresa debe tener objetivos claros a corto, mediano y largo plazo, pero tienen que ser objetivos factibles de cumplirse. Luego debe darse a los objetivos institucionales, el organigrama, los beneficios, y reglas de la institución, a los trabajadores para lograr resultados en conjunto.

La teoría de contingencia espera tener como resultado la comprensión de las relaciones que se desarrollan entre los subsistemas que conforman cada empresa en particular. 

En cuanto al origen de esta teoría, en 1920, Mary Parker Follet, presenta  la inquietud de que se puede obtener mejores resultados en una empresa si se toma en cuenta la situación en que se encuentra la misma y sus trabajadores. Dentro de esta teoría existe un modelo propuesto por Mckinsey and Company. Este modelo da a conocer los elementos básicos de la teoría de la contingencia, que son los siguientes: Estrategia, estructura, sistemas, staff, estilo, habilidades y metas superiores, que se deben actuar interdependientemente entre sí para el logro de los objetivos o metas.

Características de la Escuela Contingencia

• Rechaza los principios universales de la administración

• No presenta técnicas ni pautas establecidas previamente a seguir frente a los obstáculos que pueda enfrentar una empresa

• Es principalmente integradora, pero al mismo tiempo relativista y situacional

Dentro de la teoría contingencial se consideraban variables, las variables ambientales se consideran variables independientes, en tanto que las técnicas administrativas se toman como variable dependientes. 

Escuela Burocrática de la Administración

Debido a las críticas hechas tanto por la teoría clásica por su mecanismo, como la teoría de las relaciones.

• Rechaza los principios universales de la Administración.
• Carácter legal de las normas y reglamentos.  La Burocracia esta unida por normas y reglamentos previamente establecidos por escrito.
• Carácter formal de las comunicaciones.  Las reglas, decisiones y acciones administrativas se formulan y registran por escrito.
• Carácter racional y división del trabajo.  Los recursos (maquinaria, equipo, edificios humanos), son utilizados racionalmente en base a la división del trabajo y de las funciones.
• Impersonalidad en las relaciones.  Esta distribución de actividades se hace impersonalmente, es decir sólo en términos de cargos y funciones, y no de personas.
• Jerarquía de autoridad.  La Burocracia es una organización que establece los cargos según el principio de jerarquía.  Cada cargo inferior debe estar bajo control y la supervisión de uno superior y ningún cargo queda sin control o supervisión.
• Rutinas y procedimientos estandarizados.  La organización fija las reglas y normas técnicas, regulan las conductas de quienes ocupan cada cargo, cuyas actividades deben ejecutarse de acuerdo con las rutinas y procedimiento fijados por las reglas y normas técnicas.
• Competencia técnica.  Las personas son escogidas por méritos, a través de evaluaciones o exámenes de oposición.

Según Max Weber, a cada tipo de organización corresponde también un tipo de autoridad, donde los principales son los que a continuación se definen,

Autoridad tradicional.

Cuando los subordinados consideran que las ordenes de los superiores son justificadas por que esa fue siempre la manera como se hicieron las cosas(empresas familiares, artesanales), el jefe impone el poder en todo.

Autoridad carismática.

En esta los subordinados aceptan las operaciones del superaciones del superior como justificadas, a causa de la influencia de la personalidad y del liderazgo del superior con el cual se identifican, la legitimación de la autoridad se produce de las características personales carismáticas del Líder y de la devoción y arreglo que consigue imponer a sus seguidores.

Autoridad racional, legal o burocrática.

Es cuando los subordinados aceptan las ordenes de los superiores como justificadas, por que están de acuerdo con su conjunto de normas que consideran legítimos, y de los cuales se deriva el poder de mando.

Dentro de las ventajas que podemos encontrar en esta teoría, las principales son la racionalidad con que se actúa para lograr objetivos, la precisión en el conocimiento de los deberes y su correcta aplicación, ya que cada uno sabe lo que debe hacer, como debe hacerlo.  Las órdenes se entregan en forma escrita  y solo la recibe quien debe recibirla, lo que a la vez reducen los errores. Existe menos fricción entre los trabajadores, ya que cada funcionario sabe lo que se espera de él y cuáles son los límites entre sus responsabilidades y las de los demás, y existe una subordinación de los más nuevos respecto de los más antiguos de modo que el superior pueda tomar decisiones que afecten al nivel más bajo.

Existe un alto nivel de confiabilidad, ya que el negocio es conducido de acuerdo con las reglas conocidas, y un gran número de casos similares se tratan metódicamente dentro de la misma manera sistemática.

Criticas a la Escuela Burocrática

• Exagerado apego a los reglamentos.
• Exceso de formalismo y de papeleo.
• Resistencia al cambio y despersonalización de las relaciones.
• Conformidad con rutinas y procedimientos.
• Dificultad en la atención a clientes y conflictos con el público.
• Se enfoca como un sistema cerrado.
• Toma en cuenta solo a la organización formal y concibe a la organización como un sistema social de funciones oficiales.

14 Principios de la Administración

Teoría Clásica o Administrativa de Henri Fayol. (1841-1925)

Henri Fayol (1841-1925) suele ser recordado como el fundador de la escuela clásica de la administración, no porque fuera el primero en estudiar el comportamiento gerencial, sino porque fue el primero en sistematizarlo. Fayol pensaba que las prácticas administrativas deben seguir ciertos patrones, los cuales se pueden identificar y analizar. A partir de esta idea creó una nueva doctrina de la administración.

Dentro de sus principales aportes a la administración se encuentran los 14 principios administrativos.

·  División del Trabajo: el cual tiene por objeto "producir más y mejor con el mismo esfuerzo" y tiene como consecuencia, la especialización de las funciones y la separación de poderes.

·  Autoridad: esto es, "el derecho a mandar y poder de hacerse obedecer".

·  Disciplina: la define como "la obediencia, la asiduidad, la actividad, la conducta, los signos exteriores de respeto". Señala como los medios de establecerla y mantenerla: a) los buenos jefes en todos los grados; b) las convenciones las más claras y equitativas que sea posible y c) las sanciones penales juiciosamente aplicadas.

·  Unidad de Mando: "para una acción cualquiera un agente no debe recibir órdenes más que de un solo jefe". Considera la dualidad de mando como fuente de perpetuo conflicto.

·  Unidad de Decisión: estos es "un solo programa para un conjunto de operaciones que tiendan al mismo objeto". Fayol advierte que no debe confundirse este principio con el anterior, ya que la unidad de mando se refiere al funcionamiento del personal y la unidad de dirección al cuerpo social de la empresa.

·  Subordinación del Interés Particular al interés General: Se refiere a que en una institución el interés de una persona, grupo o departamento no debe primar en contra del interés de la empresa.

·  Remuneración del personal: señala "que la remuneración debe ser equitativa, y en la medida de lo posible dar satisfacción a la vez, al personal y a la empresa, al patrono y al empleado.

·  Centralización: considera este principio como de orden natural, ya que en todo organismo "del cerebro o de la dirección deben partir las órdenes que ponen en movimiento todas las partes del organismo"

·  Jerarquía: "es la serie de jefes que va de la autoridad suprema a los agentes inferiores". La jerarquía no debe violarse, salvo los casos excepcionales en que se hace necesario el contacto directo para el éxito de una operación, siempre con la autorización de los jefes directos, utilizado para ello la conocida pasarela ideada por Fayol.

·  Orden: Fayol distingue el orden material, para el cual aplica la popular fórmula de "un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar", y el orden social, para el cual es preciso que haya "un lugar para cada agente y que cada agente esté en el lugar asignado".

·  Equidad: "es la combinación de la benevolencia con la justicia".

·  Estabilidad del Personal: el autor destaca la importancia en la permanencia del personal, principalmente el de los puestos directivos, para la buena marcha de la empresa.

·  Iniciativa: establece que debe fomentarse la iniciativa de los empleados. Fayol considera superior al jefe que sabe estimular iniciativa.

·  Unión del personal: considera que para aplicar efectivamente este principio, se hace necesario la unidad de mando, evitando el peligro de la división, ya que esto acarrea perjuicio para la empresa. Estima que la armonía y la unión del personal es uno de los aspectos más importantes de toda institución.

ESCUELA NEOCLÁSICA DE LA ADMINISTRACIÓN O DE PROCESO ADMINISTRATIVO

También llamada escuela operacional, o del proceso administrativo, surgió de la necesidad de utilizar los conceptos válidos y relevantes de la teoría clásica, y la que actualmente es más usada en casi todas las organizaciones a nivel mundial.

para los neoclásicos, La Administración consiste en orientar, dirigir y controlar los esfuerzos de un grupo de individuos para lograr un fin común con un mínimo de recursos y de esfuerzo y con la menor interferencia, con otras actividades útiles.

según la teoría neoclásica, las funciones del administrador corresponden a los elementos de la administración que Fayol definiera en su tiempo (prever, organizar, comandar, coordinar y controlar), con la aparición actualizada las funciones que constituyen el proceso administrativo.

• Planeación
• Organización
• Dirección
• Control

CARACTERÍSTICAS DE LA ESCUELA NEOCLÁSICA

• El énfasis en la práctica de la administración.
• La reafirmación relativa de los postulados clásicos.  Toma en cuenta a la organización formal e informal.
• El énfasis en los principios clásicos de la administración, en los resultados y objetivos.
• El punto fundamental de esta teoría es definir la administración como una ciencia social.
• Esta teoría también enfatiza en el proceso administrativo.

El enfoque Neoclásico genera también diversos tipos de organización, entre la que destacan:

• Organización Lineal.
• Organización Funcional.
• Organización Línea - Staff.

La organización lineal es un tipo de organización mas antigua y mas simple. Se basa en el principio de la unidad de mando, cuyas características principales son la autoridad única basada en la jerarquía, los canales formales de comunicación, la centralización de las decisiones y su configuración claramente piramidal.  Su estructura es simple y de Fácil comprensión y permite facilidad de implantación y adecuación a entronizaciones pequeñas.  Por otra parte, impide las innovaciones por su rigidez funcional, enfatiza y exagera la función de jefatura y de mando, pues supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo, lo que dificulta la cooperación e iniciativa de los trabajadores.

Reclutamiento y Selección de personal

Es un proceso que varía según la organización. Consiste en un conjunto de técnicas y procedimientos orientados a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. Para lograr su cometido, el reclutamiento debe atraer suficiente cantidad de candidatos para abastecer de modo adecuado el proceso de selección.

El reclutamiento exige una planeación rigurosa constituida por una secuencia de tres fases:

Investigación interna sobre las necesidades

Investigación externa del mercado

Métodos de reclutamiento por aplicar

En simples palabras, en estás fases se distinguen: las personas que la empresa requiere, lo que el mercado de recursos humanos puede ofrecerle y técnicas de reclutamiento.

Reclutamiento Interno

·         Es más económico para la empresa, evita gastos de anuncios de prensa, honorarios de otras empresas, costos.

·         Es más rápido, evita las frecuentes demoras del reclutamiento externo.

·         Presenta mayor índice de validez y seguridad

·         Es una poderosa fuente de motivación para los empleados

·         Aprovecha las inversiones de la empresa en entrenamiento de su personal

·         Desarrolla un sano espíritu de competencia entre el personal

Reclutamiento Externo

·         Archivos de candidatos que se presentan espontáneamente

·         Presentación de candidatos por parte de los funcionarios de la empresa

·         Carteles o avisos en la puerta de la empresa

·         Contacto con Universidades, Escuelas, Directorios académicos

·         Conferencias y charlas en Universidades y Escuelas

·         Agencias de reclutamiento de personal

Escuela de Relaciones Humanas

Escuela de Relaciones Humanas 

Con la aparición de los enfoques humanistas, la teoría administrativa sufre un fuerte  cambio dentro de sus principios, El recurso humano comienza a estudiarse y a tomarse en cuenta dentro de la empresa. Se estudia un método de estimulo y sus comportamientos, pero básicamente la Escuela de Relaciones Humanas surge como respuesta y oposición a la teoría clásica de la administración.

La Escuela de las Relaciones Humanas surge en Estados Unidos, en la década de los años treinta, se mantuvo gracias al desarrollo de las ciencias sociales, principalmente de la  psicología, en particular la psicología del trabajo, la cual surge en la primera década del siglo pasado, dirigiéndose principalmente hacía dos aspectos básicos que ocupan dos etapas de su desarrollo.

Primera etapa: Análisis del trabajo y la adaptación del trabajador al trabajo. En esta etapa predomina el aspecto productivo, el objetivo de psicología del trabajo y la verificación de características humanas que cada tarea exigía para su ejecución y en base a ello efectuara la selección del trabajo (perfil de la persona para ocupar un determinado puesto)

Segunda etapa: Adaptación de trabajo al trabajador, En esta segunda etapa se caracteriza por la atención especialmente dirigida hacía los aspectos individuales y sociales del trabajo con cierto predominio de estos aspectos sobre lo productivo.

Entre las conclusiones principales obtenidas a partir de la implementación de esta teoría podemos mencionar:

• El nivel de producción es resultante de la integración social. La producción está en función del grupo y no en función de sus capacidades físicas e intelectuales, entre mayor sea la integración del grupo, mayor es la eficiencia.

• Los trabajadores no actúan solo por sus intereses individuales, sino que estos se subordinan a los del grupo, que castiga o corrige cualquier desviación que perjudique los intereses del grupo.

• Las personas que producen sobre o bajo los estándares perdían la estimación del grupo, los trabajadores de la sala de montaje producían menos y ganaban menos por convicción propia antes de poner en peligro los intereses del grupo. Según esta teoría, las personas son motivadas, principalmente, por la necesidad de reconocimiento, de participación en las actividades de los grupos sociales en los cuales viven. Es decir, el hombre es un ser social.

• Los grupos informales de personas son las que constituyen básicamente la organización de la empresa y a veces se contraponen a la organización que establecen los niveles directivos o de mayor jerarquía dentro de la empresa.

• Las personas actúan en grupos sociales, y si existe armonía o un buen ambiente dentro de la empresa, esto se puede reflejar en los niveles de producción.

• Si se repite siempre la misma actividad, esta se vuelve rutinaria y monótona, lo que termina perjudicando a la empresa, por eso, es necesaria una rotación de las actividades y una cierta creatividad para evitar la pasividad de los trabajadores.

• Es necesario, para lograr el éxito en la organización tomar en cuenta las emociones de los trabajadores, ya que una persona con problemas no tendrá la misma productividad que tiene cuando no tiene problemas serios que le afecten dentro de la empresa.

Con la teoría de las relaciones humanas surge una nueva visión sobre el hombre, que hace énfasis en estos aspectos.

• Los trabajadores son trabajadores sociales. Con sentimientos, deseos y temores.

• Las personas son motivadas por ciertas necesidades. Logran satisfacer sus necesidades primarias con la ayuda del grupo, con el cuál interactúan.

El comportamiento de los grupos puede manejarse mediante un adecuado estilo de supervisión y liderazgo. El supervisor eficaz es el que posee capacidad para dirigir a sus subordinados obteniendo lealtad, estándares elevados de desempeño y alto compromiso en los objetivos de la organización.

Las normas del grupo funcionan regulando el comportamiento de los individuos, por lo tanto este control debe incluir sanciones positivas (estímulos, aceptación social, etc), como también negativas (burlas, rechazo por parte del grupo, sanciones simbólicas, etc) para obtener los resultados esperados.